Carta de Servicios de Administración de Fincas en Madrid

Constitución jurídica de la Comunidad de Propietarios

•  Convocatoria y Celebración de la Junta General de Constitución.
•  Diligencia de los libros de actas y contables de la Comunidad.
•  Alta en el Registro de la Propiedad correspondiente  y en la Agencia Tributaría, CIF.
•  Apertura Cuenta Bancaria de la Comunidad
•  Estudio y Elaboración de un presupuesto de gastos adaptado a las necesidades de la Comunidad.
•  Gestión y en su caso contratación de todos los servicios, instalaciones y proveedores  necesarios para el correcto  funcionamiento de la Comunidad.

Asistencia a Juntas Ordinarias y Extraordinarias de copropietarios:

• Preparación y envío de convocatorias de las Juntas Ordinarias y Extraordinarias de Copropietarios
• Asistencia a Juntas de Propietarios, por un Administrador Colegiado.
• Redacción de actas y hojas de asistencia, registro de acuerdos, notificaciones a copropietarios ausentes y en general llevanza de la documentación y formalidades relativas a las Juntas.

Servicios de Gestión y Administración  Contable:

• Llevanza de la contabilidad general de la Comunidad de Propietarios.
• Llevanza de las cuentas individuales de cada uno de los copropietarios, diferenciadas de las cuentas generales de la Comunidad de Propietarios.
• Facturación mensual de las cuotas de comunidad, mediante remesa bancaria.
• Gestión del cobro de las cuotas o provisiones de cuotas aprobadas por la Junta.
• Pago de las facturas ordinarias y reparto de gastos entre copropietarios.
• Ejecución de los acuerdos adoptados en Junta General Ordinaria y Extraordinaria de la Comunidad.
• Presentación liquidación anual de cuentas cerradas. Informe del estado de créditos y deudas, pagos a proveedores, ingresos y situación de tesorería. Este informe se presenta al cierre de cada ejercicio económico. Justificación de saldos contables y propuesta de regularización de los mismos en Junta General.
• Presentación anual a la Comunidad de Propietarios del presupuesto de los gastos ordinarios previsibles, así como la distribución del mismo entre los distintos copropietarios. Estudio y cálculo de la cuota de comunidad necesaria para sostener los gastos de la comunidad.
• Gestión y puesta al día de la relación de propietarios que integran la Comunidad. Gestión de la Base de datos de la Comunidad conforme a la actual legislación de protección de datos.
• Llevanza y custodia de la documentación y archivos de la Comunidad.
• Cálculo de cargas y gastos "prorrata temporis" en caso de cambio de copropietario u ocupante.
• Seguimiento y control de las actuales y futuras obligaciones fiscales de la Comunidad de Propietarios. Según el caso, IRPF, IVA, e IS.

Gestión del Seguro de la Comunidad:

• Gestión de las relaciones con las compañías de seguros, declaraciones de siniestros en las partes comunes que no hayan sido causadas por un copropietario u ocupante
• Negociación de las pólizas de seguro de responsabilidad civil de la copropiedad.
• Pago en su caso de las indemnizaciones a los beneficiarios.

Gestión ordinaria de elementos comunes y Optimización de recursos. Reducción de costes:

• Ejecución de decisiones de gestión ordinaria.
• Realización de las visitas periódicas, efectuando las  verificaciones regulares y necesarias del estado general de conservación de los elementos comunes.
• Mantenimiento de un contacto regular con los copropietarios o sus representantes.
• Seguimiento y gestión de todas las obras de mantenimiento y mejora acordadas en Junta General de Propietarios.
• Solicitud y estudio comparativo de presupuestos para reparaciones, contratación y vigilancia de las obras incluidas en el punto anterior.
• Gestión y seguimiento del cumplimiento de los contratos de mantenimiento de elementos comunes, como calefacción, agua caliente o aire acondicionado centrales, ascensores y montacargas, zonas ajardinadas, etc..

Gestión del personal al servicio de la Comunidad:

• Gestión ordinaria de todas las  obligaciones laborales de la Comunidad de Propietarios con los empleados de finca.
• Elaboración y pago de las nóminas, seguros sociales y retenciones fiscales aplicables.
• Vigilancia del correcto desempeño de sus funciones por parte de los empleados de la Comunidad. En general, formará parte de la gestión ordinaria del edificio, el desempeño de todas las funciones que La Ley de Propiedad Horizontal atribuye al cargo de Administrador-Secretario de la Comunidad de Propietarios.

Asesoría Jurídica Ordinaria:

• Como despacho de abogados, ponemos a disposición de la Comunidad de Propietarios, un servicio de atención jurídica especializada en materia de Propiedad Horizontal y Vertical, con el objeto de atender a todas las dudas o incidencias relacionadas con la Administración del Inmueble.
• Así mismo, ponemos a su disposición nuestro despacho, especializado en derecho civil, inmobiliario arrendamientos y derecho  urbanístico

Gestión de Cobro Ordinaria de impagados y Reclamación a Morosos:

Gestión de cobro Ordinaria

• Reclamación y seguimiento mensual de cuotas de comunidad impagadas.
• Certificación de las deudas y convocatoria de Junta General para la liquidación de las mismas.
• Ponemos a su disposición nuestro servicio de reclamación extrajudicial y judicial de las deudas previamente liquidadas en Junta General de Propietarios:
• Redacción y envío de burofax de reclamación de deudas por un letrado del despacho
• Interposición del procedimiento judicial para la reclamación jurisdiccional de la deuda, si así es encomendado por la Comunidad en Junta General.

Reporting:

Según las necesidades del cliente, ponemos a su disposición un informe, que de forma mensual enviaremos al Presidente de la Comunidad, o a todos los propietarios, consistente en  un extracto de cuentas, comprensivo de los cobros y pagos efectuados para una correcta información de la gestión económica de su Comunidad.